Garantir a sobrevivência e o crescimento da empresa, em um mercado tão competitivo, é uma jornada muito complexa e envolve uma série de processos. Para garantir que esses passos sejam bem estruturados, é essencial pensar na otimização de processos como uma metodologia primordial em tempos de transformação digital. 

São os processos internos que vão orientar as equipes e fazer a empresa funcionar e entregar valor para seus clientes. Por isso, é muito importante criar regras e definir bem os caminhos a serem seguidos. Caso contrário, a empresa se perderá em seu próprio emaranhado de informações. 

Neste artigo você verá como fazer a otimização de processos da sua empresa através do ERP TOTVS Protheus para obter vantagem competitiva. Acompanhe!

O que significa otimização de processos?

Otimização de processos é um conjunto de ações que visam à eliminação ou redução de desperdícios tanto de recursos quanto de tempo de trabalho envolvidos na execução de um processo interno. Esses processos podem dizer respeito a diversos setores e etapas da gestão: compras, comunicação, logística, recursos humanos e até mesmo às tomadas de decisões pelos líderes.

Para gerenciar esses processos otimizados, é necessário fazer uma análise criteriosa do ambiente interno, planejar cada etapa e avaliar quais processos serão otimizados e executar, mensurar e acompanhar as atividades da organização, sejam elas automatizadas ou não, com a finalidade de alcançar os objetivos e as metas anteriormente traçadas.

Dessa forma, só é possível alcançar os objetivos estipulados para a otimização por meio de ferramentas e sistemas de gestão específicos e assim, passar a adotar ações que aperfeiçoem essas atividades.

A importância do ERP para otimizar processos

Desenvolver processos claros e bem estruturados é essencial para garantir a sobrevivência e o crescimento de uma empresa no mercado. Afinal, são os processos internos que orientarão as equipes e que farão a empresa funcionar e entregar valor para seus clientes.

Por meio da otimização, a empresa pode se beneficiar de diversas formas, desde a redução de custos nos processos e eliminação de erros até a análise de dados de forma mais assertiva, podendo trabalhar essas informações estrategicamente. 

Para se garantir que os processos sejam cumpridos e assim obter os benefícios da padronização, unicidade dos dados e agilidade nas tomadas de decisões é fundamental a utilização do ERP.

O ERP TOTVS Protheus irá impor os processos através das boas práticas de mercado já estabelecidas para as áreas operacionais e também na gestão.

Os principais processos já são consolidados no ERP bastando à empresa adequar as suas práticas ao modelo de padronização determinado pelo sistema o que trará enormes benefícios.

Veja a seguir:

Redução de custos

Com o investimento no ERP para a otimização de processos, a empresa consegue reduzir o custo não apenas com trabalhos manuais repetitivos, mas também com mão de obra e até mesmo com equipamentos obsoletos.

Um software potente para otimização é capaz de simplificar diversas etapas em poucos cliques, levando aos colaboradores maior praticidade, agilidade e produtividade. Dessa forma, o gestor economiza recursos, ganha uma equipe mais engajada e ainda garante que o trabalho está sendo bem feito.

Análise de dados

As plataformas de ERP fornecem dados precisos acerca da produtividade da empresa. Assim, o gestor pode avaliar quais são os gargalos em todas as etapas e agir estrategicamente em relação às melhorias.

A análise de dados é importante para empresas que desejam expandir. Em um mercado cada vez mais competitivo, ter ações baseadas em dados reduz a possibilidade de falhas aumenta as chances de alcançar os resultados planejados. 

Como fazer uma otimização de processos

Agora que você entendeu a importância de ter processos otimizados e bem estruturados, confira o passo a passo em cinco etapas para implementar a otimização de processos em sua empresa através do ERP TOTVS Protheus.

Mapear as atividades

Para iniciar a otimização, o primeiro passo é mapear cada processo que será melhorado. É necessário fazer um levantamento das ações tomadas pela empresa em cada momento e analisar:

• onde se inicia e onde se encerra;
• quais setores estão envolvidos; 
• quais os resultados almejados; e
• qual é o objetivo final de cada processo.

A partir disso, realize a análise da aderência do sistema e se necessário defina quais os principais objetivos para atingir durante a otimização de processos, para que depois seja possível medir o nível de conquista.

Realize as mudanças necessárias

Nesta etapa as mudanças começam a acontecer. É o momento exato em que a otimização de processos é posta em prática e deve ser constantemente monitorada de ponta a ponta.

Durante a implementação, os líderes devem ser vistos como exemplo para os demais colaboradores, para que as mudanças sejam implementadas com sucesso.

As demandas de implementação do ERP ou de desenvolvimento de customizações específicas deve ser muito bem planejadas e realizadas para permitir trazer praticidade e agilidade aos processos otimizados.

Monitore os resultados

Para avaliar se metas e objetivos serão atingidos, é fundamental o monitoramento de cada resultado. Somente com esse olhar minucioso a gestão poderá avaliar a implementação como um todo e se certificar de que houve êxito.

Caso haja necessidade, é importante fazer os ajustes necessários seja no processo ou no sistema para que a otimização dos processos ocorra da melhor maneira possível e prevista.

Engaje sua equipe durante todas as etapas

É importante que toda a equipe de trabalho atue de forma conjunta, como um time. Para conquistar resultados exponenciais, as tarefas diárias precisam ser realizadas da melhor forma e em conjunto, com uma atividade criando suporte para as outras, evitando falhas e diminuindo os ruídos entre os colaboradores.

Invista em tecnologia

Investir em tecnologia é fundamental. Atualmente, a otimização de processos se dá de maneira digital e, muitas vezes, com suporte em nuvem; assim, o gestor pode ter fácil acesso de qualquer lugar, garantindo maior dinâmica e agilidade na sua atuação.

Por isso é importante: na hora de otimizar processos, conte com uma consultoria parceira especialista no ERP TOTVS Protheus para que possa adaptar o ERP facilmente às necessidades da sua empresa. Assim, o sucesso é garantido e o retorno do investimento, também!

Se você pensa em investir em otimização de processos e não sabe por onde começar, entre em contato com nossos consultores e agende uma entrevista. Com certeza temos a solução ideal para sua empresa.

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