O uso de sistemas empresariais tem grandes impactos na eficiência de qualquer negócio. No entanto, a diversidade de opções e as especificidades de cada empresa tornam essa decisão desafiadora. 

É aí que entra a metodologia Software Selection, um processo estruturado para ajudar empresas a escolherem o sistema mais adequado às suas necessidades. 

Neste conteúdo, vamos explicar o que é Software Selection, passando pelas etapas e pela importância desse serviço. Boa leitura!

O que é Software Selection?

Software Selection é uma metodologia que visa garantir a seleção de um software que atenda às necessidades de uma empresa. 

Realizada por consultorias especializadas, a metodologia envolve o levantamento de necessidades e processos empresariais, bem como pesquisas de mercado, análise de requisitos técnicos e cotações, e testes com os fornecedores.

Terceirizar o processo de pesquisa e escolha de um sistema por meio de uma metodologia bem definida como o Software Selection evita dores de cabeça.

Isso porque adotar um sistema que não esteja alinhado com as necessidades e objetivos empresariais pode resultar em altos custos, falta de adesão dos colaboradores e, eventualmente, a necessidade de troca de sistema. 

Nesse sentido, o Software Selection é uma prática comum e recomendada para a escolha de um ERP. Ao integrar diversas áreas e processos, um sistema de gestão tem grandes impactos na empresa e deve ser escolhido de forma criteriosa.

A seguir, conheça a metodologia de Software Selection da Moove Consultoria, que tem processos testados e comprovados, além de conhecimento técnico e de gestão empresarial.

Por que utilizar uma metodologia de Software Selection?

Realizada por especialistas na área, o Software Selection ajuda a evitar escolhas baseadas apenas em promessas de mercado ou especificações técnicas que nem sempre atendem ao cotidiano das empresas. 

Ao priorizar as necessidades da empresa, esta metodologia garante que o sistema selecionado se alinhe bem aos processos internos e evita retrabalho e custos extras. 

Além disso, esse processo também economiza tempo e recursos das equipes, simplificando a pesquisa e avaliação de propostas. 

Metodologia da Moove para Software Selection

Para que a seleção do sistema seja eficaz e bem-sucedida, a Moove definiu um processo composto por quatro grandes etapas. Confira:

1) Levantamento dos desafios, necessidades e objetivos (AS IS/TO BE)

O primeiro passo é fazer um diagnóstico completo da situação atual da empresa. Isso inclui mapear processos, conversar com funcionários envolvidos no dia a dia e identificar desafios.

Em seguida, levantamos quais são os objetivos e a visão de futuro da organização. Em conjunto com o cliente, listamos quais requisitos o sistema precisará atender para viabilizar os planos futuros.

Além das especificidades da empresa, esses critérios incluem aspectos amplos como funcionalidade, facilidade de uso, integração com outros sistemas, tempo de implementação, suporte técnico e custo. 

Ainda, a partir desses requisitos, a equipe define quais são prioritários, ou seja, indispensáveis para o bom funcionamento do ERP na empresa.

Vale dizer que esta etapa é realizada com o apoio da ferramenta de mapeamento de processos AS IS/TO BE. Enquanto o “AS IS” é a definição da situação atual do negócio, o “TO BE” é onde se deseja chegar e como alcançar tal resultado.

Entender em detalhes todas estas questões é de máxima importância. Afinal, esta etapa guiará todo o processo de seleção e garantirá que o sistema escolhido atenda às necessidades operacionais e estratégicas, trazendo ganhos reais para o negócio.

2) Levantamento de fornecedores: RFI, RFQ e RFP

Com os critérios bem estabelecidos, partimos para o mercado, ou seja, para a busca de fornecedores de software.

O primeiro passo é fazer um levantamento das opções, considerando reputação, experiência, estabilidade e flexibilidade do sistema. 

Em seguida, enviamos o primeiro formulário a ser preenchido pelos fornecedores concorrentes: o RFI (Request for Information).

Além de informações básicas como razão social, inscrição estadual e faturamento, é possível que os concorrentes precisem responder questões de governança, como políticas de Diversidade e Inclusão, condutas éticas, etc.

Após a coleta das respostas, o RFI é enviado para o cliente para examinar quais fornecedores irão para a próxima fase.

Com isso definido, o segundo formulário a ser respondido é o RFQ (Request for Quotation), que nada mais é do que um orçamento inicial, ou seja, uma estimativa dos custos do software com base nas exigências do cliente.

O terceiro e último formulário é o RFP (Request for Proposal), no qual os concorrentes preenchem todas as perguntas e exigências do cliente a respeito do software. 

Nesta etapa, eles devem responder se atendem por padrão, atendem com customização ou não atendem a cada requisito. 

Por fim, fazemos um cálculo para chegar à pontuação de cada concorrente, considerando critérios técnicos, custos, segurança, adequação ao perfil da empresa, conformidade regulatória e diferenciais competitivos.

3) POC: Prova de Conceito

Os fornecedores que atingirem a pontuação mínima seguem para a próxima etapa do Software Selection: a Prova de Conceito (POC).

Nesta etapa, os concorrentes vão até o cliente e apresentam o sistema em ação, com dados e processos reais da empresa. 

O objetivo da POC é provar que o sistema realmente atende às exigências, além de permitir que a empresa visualize o funcionamento prático do ERP. 

Assim, é possível testar funcionalidades, observar a usabilidade e verificar se o sistema se adapta bem aos processos internos.

4) Compilação dos dados e seleção final

Com base nos dados levantados, fazemos um último parecer para que a empresa tome a decisão final e negocie com o fornecedor escolhido, garantindo que as condições contratuais estejam alinhadas com as necessidades e expectativas.

Nesta etapa, a Moove Consultoria entrega ao cliente todos os documentos que foram gerados ao longo do processo.

Software Selection é com a Moove

Em resumo, o serviço de Software Selection é uma solução essencial para empresas que buscam implementar ou substituir um ERP de maneira eficaz. 

A metodologia detalhada da Moove oferece suporte em cada etapa do processo, desde o diagnóstico até a negociação e planejamento de implementação, proporcionando uma escolha informada e acertada.

Se você está em busca de um ERP ou outros sistemas empresariais e precisa de uma seleção de software guiada por expertise e resultados, entre em contato conosco!