O mapeamento de processos e busca a produtividade dentro de uma empresa a partir de um princípio relativamente simples: produzir mais resultados com menos recursos. Quando falamos em mapeamento de processos e seu redesenho, vamos direto para a nova forma de trabalhar. 

Isso inclui organização do tempo, gerenciamento de tarefas, melhor comunicação e uma variedade de métodos que ajudam a alcançar resultados mais positivos e satisfatórios.

Por isso, o processo de mapeamento é baseado em três pilares fundamentais: geração de valor agregado, melhoria da qualidade e garantia da produtividade.

Benefícios do Mapeamento de Processos de Negócios

Usar um mapa de processos para visualizar como um negócio funciona, quais são as funções das pessoas, as responsabilidades e padrões do negócio é necessário por vários motivos.

Manter a conformidade

Ele ajuda a manter uma empresa em conformidade com a ISO 9001. Este é um conjunto de padrões voltados para garantir que uma empresa atenda às necessidades de seus clientes e cumpra os regulamentos relacionados.

Ajuda na integração

O mapeamento de processos de negócios também é fundamental para a integração de novos funcionários. Com um conjunto de processos documentados para o novo funcionário seguir, sua transição é encurtada e não leva tanto tempo de outros colaboradores para treinamento e outras coisas. Um mapa de processos também cria um processo de integração consistente e continuidade entre novas contratações.

Reforça a comunicação

O mapeamento de processos de negócios é uma ótima maneira de se comunicar efetivamente com outras pessoas na empresa e fora dela. Como o mapeamento de processos de negócios é uma visualização de um processo, é mais fácil digerir do que um longo bloco para todos na empresa.

Simplifica as auditorias

As auditorias internas podem ser feitas de forma eficiente com mapas de processos. Eles podem garantir que o trabalho esteja sempre alinhado com os padrões e práticas do negócio. Isso também leva à melhoria do processo. Dado que um processo é documentado e compreendido, ele pode ser estudado para ver como melhorá-lo.

Melhora a resolução de problemas

Os mapas de processo também podem ajudar na resolução de problemas gerais. Eles criam um visual do processo e, ao fazê-lo, facilitam a descoberta de conflitos. Se houver um bloqueio em algum lugar do processo, o mapa visual deixará claro o que levou a esse gargalo e oferecerá caminhos para resolvê-lo.

5 passos de como usar o mapeamento de processos para aumentar a produtividade

O mapeamento de processos é uma forma padrão de planejamento, gerenciamento e otimização de todos os tipos de processos de negócios, com o objetivo principal de melhorar continuamente a eficiência operacional em vários departamentos de negócios.

Portanto, para alcançar essa melhoria de eficiência, os processos precisam ser bem compreendidos e monitorados pelos colaboradores. Isso pode parecer óbvio, mas adotar processos é um grande desafio para a maioria das empresas, especialmente porque escalam e integram novos funcionários em um ritmo ao qual não estão acostumados.

O mapeamento de processos pode ajudar em muitos objetivos de negócios, desde a melhoria dos processos até o treinamento e esclarecimento do fluxo de trabalho, mas também conformidade regulatória, auditoria interna e esclarecimento de funções nos negócios.

Aqui estão alguns passos utilizados pela MOOVE consultoria TOTVS para aumentar a produtividades do seu negócio. 

Eles podem ser aplicados tanto em processos primários, aqueles relacionados diretamente ao core business da empresa, quanto em processos de apoio.

1- Reduzindo retrabalho

Retrabalho é qualquer coisa feita várias vezes e pode ser apresentada de diferentes maneiras. Materiais incorretos, documentos preenchidos incorretamente, dados não integrados, informações inadequadas ou descrições de missão, tudo isso resulta em retrabalho, atrasos e custos.

2- Reduzindo distrações 

A interferência desempenha um papel proeminente no ponto focal do processo de distração. Isso pode ser devido a constantes verificações de e-mail, ambientes de infraestrutura inadequados e falhas do sistema.

No entanto, os especialistas apontaram que, embora a infraestrutura seja importante, ela é menos importante do que outros fatores, sendo o processo em si o mais grave. Para integrar os requisitos é necessário um período de concentração, nesse momento focando no produto e criando valor agregado.

3- Integrando de Requisitos 

Ao tratar desse tema, é importante separar as tarefas do dia a dia pelas quais cada profissional é responsável. Essas atividades podem ser divididas em transacionais e não transacionais. As atividades transacionais referem-se a rotinas operacionais, ou seja, rotinas com regras mais claras e menos atributos de análise e conceituação.

A entrada não transacional no reino cognitivo requer análise, contexto e compreensão do contexto mais amplo. Ao coletar e centralizar tarefas, os departamentos podem se organizar melhor para atender às necessidades. Essa integração de atividades garante maior produtividade por o foco ser direcionado, por isso, os resultados muitas vezes são produzidos de forma otimizada e objetiva.

 4- Simplificando Burocracias

Tudo o que dificulta essa otimização pode ser visto como burocracia, por outro lado, há também em torno de compliance, aprovações, hierarquias, etc.

Se os departamentos não estão integrados para atender suas próprias necessidades, acabam gerando ruídos e atrapalhando o fluxo produtivo, causando duplicação e coisas do tipo.

5- Aumente a produtividade o TOTVS Fluig

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