BPM (Business Process Management): como implementar e benefícios

O Business Process Management (BPM) é um termo em inglês que significa Gestão de Processos de Negócios. A implementação de uma estratégia de BPM e a contratação de especialistas em BPM ocorrem quando a empresa percebe a necessidade de padronizar e melhorar processos para ter escalabilidade. 
 
Você já se perguntou como algumas empresas conseguem manter a eficiência e a escalabilidade, mesmo em meio a um cenário de constante mudança?  
 
A resposta pode estar no Business Process Management (BPM), uma estratégia que se tornou essencial na era da transformação digital.  
 
Neste conteúdo, explicaremos o que é BPM, como ocorre a implementação da estratégia e quando escolher a terceirização desse serviço. Boa leitura!

O que é BPM (Business Process Management)? 

O Business Process Management ou BPM é um conjunto abrangente de práticas que podem ser aplicadas como disciplina, técnica ou método estruturado. Seu objetivo principal é agilizar as operações de uma empresa e aumentar a eficiência, partindo do princípio básico de que os processos são a base fundamental de qualquer organização. 
 
Em uma definição mais teórica, o BPM combina automação, controle e otimização dos fluxos de trabalho. 

 
O objetivo do BPM é alinhar e apoiar os objetivos e metas da organização, integrando sistemas, colaboradores, clientes e parceiros, tanto internamente quanto além dos limites da empresa. 

Como é realizada a implementação do BPM em uma empresa?

A implementação eficaz de uma estratégia de BPM requer um estudo detalhado e um monitoramento contínuo dos processos organizacionais pela equipe.  

Dessa forma, é possível identificar e compreender as necessidades específicas, adaptando e aprimorando os processos para alcançar resultados cada vez melhores ao longo do tempo. 

Essa abordagem tem sido amplamente adotada por empresas inovadoras que buscam maior eficiência e competitividade.  

No entanto, para garantir o sucesso dessa dinâmica, é essencial contar com profissionais especializados que promovam o controle e a otimização das operações, promovendo um fluxo de trabalho mais organizado e eficiente. 

Mapeamento de processos

O primeiro passo do BPM é fazer uma análise detalhada de todos os processos existentes atualmente na empresa.  

Para isso, é preciso identificar todas as atividades que compõem um processo, bem como os demais elementos que interagem com o fluxo de trabalho (como sistemas utilizados, profissionais envolvidos). 
 
Para mapear processos, utiliza-se técnicas como:  

• Questionários 

• Reuniões  

• Análise da documentação já existente e documentação dos processos ainda não registrados ou documentados parcialmente  

• Análise de sistemas legados 

• Coleta de evidências 
   

O mapeamento de processos é fundamental para entender como cada etapa do trabalho funciona na prática e identificar os gargalos e pontos fortes. 

Padronização de processos 

Nesta etapa do BPM, é o momento de estabelecer regras e diretrizes para que as tarefas da empresa sejam realizadas de forma eficaz e padronizada. 
 
Algo muito comum nessa etapa do processo é utilizar um processo que esteja em bom funcionamento como um guia de boas práticas, auxiliando a replicação para os demais processos. 

Os passos para uma padronização de processos eficiente são: 

1. Identificar os responsáveis por cada etapa do processo 

2. Desenvolvimento de materiais que formalizam como o processo é realizado e as regras de cada processo 

3. Aplicação na ferramenta necessária – como uma planilha de Excel ou uma ferramenta específica de BPM, como o Fluig. 

Melhoria e otimização de processos

A etapa de melhoria concentra-se em realizar correções iniciais nos processos, tornando-os mais fluidos e intuitivos para os colaboradores.  

Isso envolve a definição de uma ordem lógica para a execução das atividades, o investimento em capacitação técnica da equipe e a implementação de uma infraestrutura adequada para aumentar a produtividade. 

Já a otimização busca expandir a capacidade do sistema sem comprometer sua eficiência e segurança. Quando os processos estão otimizados, a empresa ganha a escalabilidade necessária para crescer de forma sustentável.

Ciclo BPM

Após a implementação eficaz da estratégia Business Process Management, a empresa está pronta para iniciar o Ciclo BPM, um método contínuo de seis etapas: planejamento, modelagem, simulação, execução, monitoramento e melhoria.  

Este ciclo visa aprimorar os processos de negócio atuais e garantir que futuros processos sejam implementados de forma padronizada. 

Benefícios de implementar uma estratégia BPM

As vantagens do BPM impactam positivamente tanto os processos de transformação digital quanto a organização em sua totalidade, abrangendo todos os seus setores. Os principais benefícios são: 
 

• Aumento da produtividade 

• Agilidade para se adaptar às mudanças de mercado 

• Redução de erros 

• Conformidade com normas regulamentares 

• Identificação dos pontos fracos e fortes da equipe 

• Aumento de receita, ao reduzir custos com erros e retrabalho 

• Maior controle e visibilidade 

• Colaboração entre equipes e compartilhamento do conhecimento 

• Oportunidades de melhoria contínua 

• Melhoria da comunicação interna 

• Facilidade no gerenciamento de projetos e riscos 

• Mais tempo para focar no cliente, ao diminuir tempo gasto com problemas internos. 

Por que terceirizar a contratação de um Especialista em Processos BPM? 

O especialista em processos BPM é um profissional com expertise em documentação, automação e monitoramento de processos de negócios. Suas funções abrangem desde a análise e modelagem de processos existentes até a implementação de melhorias e o acompanhamento contínuo dos resultados.  

A terceirização desse profissional oferece diversas vantagens em comparação à contratação interna.  

Além da expertise especializada e da redução de custos com salários e encargos, a terceirização garante agilidade e flexibilidade no acesso ao profissional, que pode ser alocado conforme as necessidades do projeto.  
 
A visão externa e objetiva do especialista terceirizado também contribui para identificar oportunidades de melhoria que poderiam passar despercebidas por um funcionário interno, e permite que a empresa mantenha o foco em seu negócio principal. 

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