Em geral, contrata-se uma solução de ERP, como o TOTVS Protheus, para atender ao objetivo de atingir melhoria de gestão de uma empresa. Por isso, o mínimo que se espera é que essa solução consiga:

• Agregar valor aos resultados, a partir da implementação;
• Executar tarefas de controle;
• Ampliar atuação de gestão.

Para tudo correr da melhor forma, é necessário acompanhar de perto os resultados do sistema. Mas não só isso!

É preciso avaliar se estão de acordo com as expectativas e propostas que a consultoria contratada apresentou como metas. 

O TOTVS Protheus é uma excelente ferramenta, e está entre as melhores do mundo no segmento. Porque ele oferece recursos para auxiliar gestores a identificar resultados obtidos em suas operações.

Por isso, neste artigo, vamos apresentar 8 indicadores de performance para avaliar TOTVS Protheus.

8 indicadores de performance para avaliar seu TOTVS Protheus

1.      Customização dos módulos

Como sabemos, não é raro haver ajustes após a implantação de sistemas ERP nas empresas. Inclusive, normalmente, em uma contratação são consideradas como altas as probabilidades de ajustes quanto:

• Ao fornecimento de informações e de melhorias;
• A processamentos, de modo a atender ao que a empresa necessita.

Portanto, é importante ressaltar que os ajustes não passam pela estrutura principal do sistema. Relacionam-se a:

• Recursos específicos;
• Adequação de dados;
• Informações adequadas à realidade de cada empresa.

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Esse tipo de alteração é conhecida como customização de sistema. Seu objetivo é ajustar todo o sistema aos resultados de negócio que a empresa deseja.

Por isso, é importante destacar que apenas fornecedores homologados vão estar Importante destacar que a customização seja feita pelo fabricante ou por 100% aptos para realizar customizações. Essa é a forma de garantir os melhores e mais seguros resultados. Caso contrário, pode-se comprometer todo o sistema.

Considerando que existem especificidades inerentes a cada empresa, TOTVS Protheus oferece uma quantidade de customizações específica, negociada com o cliente e registrada em contrato. Dessa maneira, o orçamento ganha previsibilidade e o cliente, segurança.  

Porém, se a empresa necessitar de outras customizações ao longo do tempo, não precisa haver preocupação; é possível recorrer à consultoria para gerar soluções às suas necessidades. Dessa maneira, se chega à otimização e à eficiência de gestão.

2.      Nível de produtividade das equipes

Buscar a produtividade das equipes é uma ação constante nas empresas. Porque reduzir custos, melhorar resultados e qualidade de serviços são as principais palavras de ordem nos negócios.

Portanto, nesse aspecto, o TOTVS Protheus é uma excelente ferramenta de apoio gerencial, sendo capaz de trazer benefícios quanto a dois aspectos:

• Monitoramento pleno de operações;
• Garantia de informações que contribuam para melhorar a competitividade da empresa.

Dessa forma, com os seguintes fatores:

• Processos integrados e ajustados;
• Equipe mais enxuta;
• Retornos de dados e informações com agilidade e confiança;

Os processos fluem de forma mais rápida e segura, eliminando retrabalho e  possibilidade de operar com base em uso de dados com erros. Por isso, todos esses são fatores de impacto nos resultados da empresa.

Dessa maneira, a consultoria TOTVS Protheus exerce ainda um importante papel de apoio à solução de dúvidas, garantindo orientações sobre processos da empresa, seja para correções necessárias, ou ajuste de análises operacionais mais complexas.

Tudo para que as empresas consigam superar a fase de ajuste, para que as equipes possam assumir e dominar suas tarefas completamento, com o objetivo de chegar à máxima produtividade.

São duas opções para avaliar esse indicador de produtividade:

• Tempo gasto;
• Assertividade.

Assim, em ambos aspectos relativos a processamentos de operação e também à avaliação quanto à redução de gastos com pessoal.

3.      Quantidade de processos feitos fora do TOTVS Protheus

O ideal é que o TOTVS Protheus contemple o maior número de processos de empresas. Mas sabe por quê? Porque O sistema trabalha com coleta e processamento de dados para gerar informações.  

Portanto, se todos os processos estiverem incluídos na plataforma, teremos as seguintes perspectivas:

• A segurança das informações será total;
• A produtividade do negócio será crescente;
• O aperfeiçoamento geral da qualidade da empresa.

Entretanto, em muitos casos, as empresas definem apenas os macro-processos, como vendas e financeiro. É comum deixarem os demais processos de fora do sistema. E isso, certamente, poderá gerar riscos de gestão, algo que os gestores sempre buscam evitar.

A consultoria TOTVS Protheus deve participar da elaboração inicial da implementação do projeto. É importante haver esse acompanhamento, para que sejam sinalizados quaisquer riscos de processos não contemplados pela inclusão no sistema. Por isso, o cliente deve contar com a consultoria que TOTVS Protheus fornece.

Mesmo porque o ERP pode ser comprometido, se os principais processos da empresa não estiverem sendo contemplados na estrutura de processamento.  Consequentemente, a empresa sairá prejudicada em sua gestão.

Por isso, a avaliação deste indicador pode ser feita por meio dos problemas que os processos extras sistema provocam na gestão da empresa. Para o caso de processos controlados pelo sistema, é preciso avaliar seus resultados.

4.      Conformidade com a legislação fiscal e tributária

Os cuidados com aspectos tributários e fiscais no Brasil, dada sua complexidade, requerem investimento considerável de tempo e atenção. Afinal, o objetivo é manter uma estrutura de controle e análise financeira nas empresas.

Por isso, esse processo acaba gerando vários riscos e custos para a empresa. Pode se tornar, até mesmo:

• Fator de perda de valor de mercado do negócio;
• E/ou exposição negativa da marca.

Terá, enfim, reflexos bastante significativos para o negócio.

O ideal, para evitar esses riscos, é que todo o controle fiscal seja automatizado, justamente para oferecer segurança ao usuário. Para tal, TOTVS Protheus conta com consultoria tributária qualificada.

Os especialistas podem, inclusive, agregar valor ao negócio. Eles conseguem dessa forma evitar eventuais erros do não cumprimento de questões tributárias, por exemplo.

Inclusive, o próprio sistema já oferece uma ampla malha de tratamentos fiscais em seu processamento interno. O ponto é que devem ser adequadamente padronizados para se enquadrar na realidade de cada negócio.

O TOTVS Protheus dispõe também de módulos de gestão e automação fiscal, que recebem parametrizações corretas. Os próprios usuários podem ajustar essas funções de acordo com a necessidade. Mas isso sempre com base nas customizações que venham a ocorrer.

Esse indicador pode ser apurado pela quantidade de fiscalizações ocorridas na empresa e também, o total de autuações e sua natureza que geraram notificação à empresa.

5.      Tempo investido na resolução de erros

Um dos fatores críticos de sucesso de gestão de qualidade é a correção dos erros identificados ao longo da operação, até porque se tratam de aspectos que podem comprometer resultados da empresa.

Quando a empresa não trabalha com sistema TOTVS Protheus, há riscos de demora de correção de erros. Isso levará a empresa a não suportar essa deficiência e culminar em crise de alta complexidade.

Por isso, a consultoria TOTVS Protheus trabalha, em tempo integral, na busca de solucionar rapidamente os erros do sistema.

E geralmente, a própria empresa que usa o Protheus no dia a dia pode identificar esses erros. Mas também, nossos especialistas podem realizar diagnósticos para analisar a fundo se existe algum problema potencial na ferramenta.

As falhas mais comuns que um sistema de qualquer porte podem apresentar estão relacionadas a erros de parametrização ou falta de atualização. Tanto de versão como de operacionalização das transações por pessoas não treinadas.

Dessa forma, como podemos observar, os principais motivos de falhas se relacionam com problemas na implantação da ferramenta. As causas são externas e relacionadas a rotinas ou operação de transações.

Mas, de qualquer modo, podem existir também problemas ocorridos no processamento interno do sistema. É a consultoria quem identifica esses problemas!

Este indicador pode ser acompanhado a partir do controle de chamadas e causas de problemas com as soluções adotadas, encaminhadas à consultoria TOTVS Protheus.

6.      Frequência de falhas no sistema

Os desenvolvedores criam sistemas evitando ao máximo o aparecimento de falhas. Porém, elas sempre acabam aparecendo:

• Seja por aspectos técnicos e de programação do sistema;
• Seja pela capacidade de processamento e armazenamento das informações.

Esses aspectos envolvem hardware e software e gozam de monitoramento permanente das equipes de consultoria TOTVS Protheus.

Isso é essencial, pois a complexidade de programação e necessidades de ajustes constantes – devido a novas atualizações – podem gerar riscos de erro.

Por isso, na maioria das vezes, todo e qualquer problema é corrigido ainda em um ambiente de testes. Antes de liberação das versões para produção e da disponibilidade aos clientes.

Com a consultoria TOTVS Protheus é possível ocorrer:

• Análise preliminar pelo usuário, somente como indicador dos tipos de erros;
• Direcionamento para solucionar problemas originados pelo usuário.

7.      Compatibilidade com softwares de terceiros

Quando uma empresa decide contratar uma solução ERP, normalmente desejam uma ferramenta de gestão integrada, capaz de consolidar diversos sistemas e controles em uma solução de gestão como TOTVS Protheus.

No entanto, alguns controles acessórios podem continuar funcionando. Nesse caso, serão tratados como fontes de dados para alimentar o TOTVS Protheus – e, então, pode ocorrer incompatibilidade de softwares ou mesmo de controles exercidos em planilhas e outros recursos.

Para que os riscos nesses casos sejam minimizados, devem ser objeto de avaliação e checagem constantes. Tais procedimentos devem ser feito pelos próprios usuários.

Após isso, a apuração das informações recebidas é levada para consultoria TOTVS Protheus, que efetua avaliações permanentes dos dados e promove apoio aos usuários.

Portanto, esse indicador pode ser controlado com base em acompanhamento das informações e identificação da assertividade de tais dados.

8.      Nível de controle dos dados gerados

Para transações totalmente controladas por TOTVS Protheus, o próprio sistema se encarrega de efetuar checagens internas, sendo capazes de avaliar a confiabilidade de processamento realizado pelo sistema.

Mas como podem existir sistemas externos ou até legados, no momento da implementação do TOTVS Protheus, podem gerar conflitos e problemas. Esses elementos impactarão no controle e gerenciamento de dados.

A consultoria TOTVS Protheus pode oferecer:

• Suporte a quaisquer dúvidas que surjam quanto à integridade dos dados;
• Disponibilização de acessos a dados de testes, em garantia às informações prestadas ao cliente.

Este indicador pode ser acompanhado pelas informações e checagens sobre a qualidade de dados fornecida pela consultoria TOTVS Protheus.

Busque indicadores de performance certos para avaliar seu TOTVS Protheus

Neste artigo, pudemos ver 8 indicadores de performance que permitem avaliar o TOTVS Protheus.

Alguns pontos importantes devem ter o suporte da consultoria TOTVS Protheus. O compromisso da equipe é o de desenvolver parceria com cada cliente para realizar trabalho conjunto eficiente, com rapidez e segurança. Inclusive, poderão orientar para que você entenda quais os melhores indicadores de performance para seu negócio.

Controle de indicadores é a melhor forma de identificar questões relativas à segurança de gestão e uso de TOTVS Protheus. Mantenha contato conosco e conheça mais sobre as vantagens de contar com consultoria TOTVS Protheus.

Recomendaremos ainda contar com a contratação de uma consultoria permanente para esclarecer e alinhar quaisquer obstáculos posteriores à implementação de sistema ERP.